【初めての終了届】戻ってきた副本の保管が絶対必要な訳

「役所に書類を出したあと、手元に戻ってきた書類の束を見て、「これ、一体何に使うの？」と思っていませんか？

結論から言うと、終了届副本とは「役所に間違いなく書類を提出しましたよ」という一番の証明書です。

正本（提出用）

・ 役所に提出する本番の書類です。これは役所に保管されるため、二度と手元には戻ってきません。

副本（控え）

・正本とまったく同じ内容の書類一式をコピーして作ったものです。

役所の窓口に持っていくと、受付印（ハンコ）を押した上で、その場で社長様に返却されます。

「役所のハンコが押された控え」こそが「終了届副本」です。

もしこれを無くしてしまうと、「いつ、どういう理由で許可の手続きをしたのか」を後から証明することが非常に難しくなってしまいます。

捨てたら大損！副本の保管が絶対に役立つ3つの理由

「役所に書類を出したんだから、もうデータはあるでしょ？」と安心するのは禁物です。

この副本を紛失すると、会社の経営に大きな大ダメージを与えてしまう原因になります。

保管が必要な理由は主に3つあります。

① 経営事項審査（経審）が受けられなくなる

公共工事を受注するために必要な「経審」を受けるときには、過去の終了届の副本をチェックされます。これがないと、審査が進まなくなってしまいます。

② 業種追加や許可の更新で必要

5年に一度の「許可の更新」や、新しい工事のジャンルを増やす「業種追加」の手続きの際、愛知県の窓口で「過去の終了届の副本を見せてください」と言われます。

③ 取引先や関係機関への証明

元請け業者や銀行から「ちゃんと毎年手続きをしていますか？」と確認を求められたとき、この副本を見せるのが一番早くて確実に証明できる方法になります。

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まとめ：小さな疑問も迷わずすぐにご相談ください！

せっかく手に入れた大切な建設業許可と、誇らしい金看板。

これらをしっかり守っていくためには、毎年の正しい手続きと、今回お話しした終了届副本の丁寧な保管が欠かせません。

「どんな時にどんな手続きが必要なのか分からない…」

「手元にあるこの書類、捨てても大丈夫かな？」

そんな小さなことでも、困ったり迷ったりしたら、いつでもお気軽にトータルマネジメントへご相談くださいね。

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